4.03 Mb.Название страница26/37Т.В. КузнецовойДата конвертации15.01.2013Размер4.03 Mb.Тип 26 10.3. Формы регистрации документов Формы регистрации документов могут быть трех видов: жур]нальная, карточная и автоматизированная электронная (на ПЭВМ). Журнальная система регистрации* нужна тогда, когда учет доку]ментов выступает на первое место, предотвращает претензии со сто]роны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Это, как правило, документы, регистрационный индекс которых состоит из порядкового номера. Банки, например, ведут журналы учета догово]ров о депозитном вкладе, счетов фирмы и т.д. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными. Для каждой категории документов обычно разрабатывается своя форма журнала с разной степенью дробности сведений о документе. Так, журнал учета кон]фиденциальных документов имеет следующие графы **: * Журнальная система регистрации введена Генеральным регламентом Петра I в 1720 г. ** Алексенцев А.И. Подготовка и издание конфиденциальных документов на бу]мажных носителях // Секретарское дело.ЂЂЂ 1999. ЂЂЂ ЂЂЂ 3, с. 30. Форма регистрационного журнала обычных входящих доку]ментов проста и может иметь такие графы: Журнальная система удобна и в том случае, когда в органи]зацию поступает очень незначительное количество документов. Для организаций, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации в настоящее время не применяет]ся (устарела), так как имеет ряд существенных недостатков: ЂЂЂ поскольку запись в журнал ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве посту]пивших документов процесс регистрации занимает значи]тельное время, что естественно приводит к задержке даль]нейшей работы с документом; ЂЂЂ журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных под]разделениях, куда он передается для исполнения, и доку]мент регистрируется повторно во всех отделах, через кото]рые проходит. В результате ранее в крупных учреждениях документ регистрировался три-пять раз в различных фор]мах журналов; ЂЂЂ журнальная система регистрации делает практически не]возможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов для их поиска надо знать хотя бы приблизительно дату получения документа; ЂЂЂ при журнальной системе регистрации невозможно вести сроковый контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявле]ния документов, срок исполнения которых истекает на оп]ределенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в орга]низациях обычно заполняли дополнительные контрольные карточки, т.е. операция регистрации дублировалась. Указанные недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Она появляется в начале XX в. и находит широкое распростране]ние в странах Европы. В нашей стране попытки внедрить карточную систему регистрации были предприняты в 1920-е годы, но, к сожалению, эта прогрессивная для того времени форма регистрации не удержалась в советских учреждениях. Активно карточная система стала внедряться в делопроизвод]ство с разработкой ЕГСД. Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем: ЂЂЂ регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников; ЂЂЂ карточки можно изготовить в необходимом количестве эк]земпляров и, следовательно, отпадает необходимость в по]вторной регистрации документов в структурных подразде]лениях; ЂЂЂ карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким обра]зом, карточная система регистрации обеспечивает инфор]мационно-справочную работу; ЂЂЂ карточная система регистрации позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов. Преимущества карточной системы регистрации позволяют значительно поднять уровень организации делопроизводствен]ного обслуживания в учреждении. Форма карточки (РКК ЂЂЂ регистрационно-контрольной карточ]ки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству. Можно предложить следующую форму регистрационной карточки на формате А5 (148‡210) или А6 (105‡148): Вычертив на формате А5 или А6 такую форму карточки, ее размножают на ксероксе, выбрав достаточно плотную бумагу. Для различных регистрируемых групп документов можно ис]пользовать карточки разных цветов, цветовые полосы по верх]нему полю или по диагонали. Для ведения карточной системы регистрации в ручном ре]жиме необходимо иметь тираж карточек на год и, как минимум, два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой кон]трольной картотеке и справочной картотеке. Количество экземпляров заполняемых регистрационных кар]точек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую ЂЂЂ в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справоч]ные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Есте]ственно, что создание и ведение больших картотек ЂЂЂ это трудо]емкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учрежде]ниях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудо]емкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий. 10.4. Автоматизированные системы регистрации Сегодня ручная карточная система регистрации повсеместно заменяется наиболее рациональной регистрацией документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится регистра]ционная форма. Регистрация документов на компьютере позволяет: ЂЂЂ регистрировать документы на различных рабочих местах; ЂЂЂ организовать децентрализованную регистрацию докумен]тов в структурных подразделениях с объединением сведе]ний о документах (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации; ЂЂЂ на основе базы данных организовать информационно-спра]вочную работу; ЂЂЂ организовать контроль за исполнен
10.3. Формы регистрации документов - Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой
Комментариев нет:
Отправить комментарий